撰文、圖表—邵慶國 (農漁會南區資訊中心設計部高級工程師)

圖片—Pixbay

(「農會供銷部經濟事業單位整合系統」為例)

農會是最貼近農民的組織，在整體農業發展上扮演了重要的角色。自從台灣加入WTO、全球暴發金融危機、兩岸開放農業交流，面對大環境的變遷，農會正面臨內外壓力與發展瓶頸，調整經營的策略與方針，成為因應潮流變遷的必然趨勢。

農會的營收主要來自經濟與金融兩大事業部門，金融事業的經營，不僅受到諸多法令限制及區域發展的影響，加上週遭越來越多相關金融機構激烈的競爭，尚能穩健經營，實際上許多收入是倚靠政府相關政策的補助，因此為確保農會的永續經營，如何擴展經濟事業部門更多元的發展與提升經營績效，創造農會、農民以及在地產業三贏的局面，實為農會營運的核心重點議題。

行政院農委會為期許農會能結合地區產業，發揮在地優勢，多角化發展經濟事業，因而長期透過專案計畫之辦理，輔導有意轉型經營、提高營收的農會，結合在地農業特色與資源，開發創新產品，改善既有的經營模式，研擬具體可行的計畫，以有效協助農會提升創新業務、轉型經營、服務行銷等能力，但許多經營改善計畫，初期僅考慮到當時該經濟事業單位所需要調整與改變的問題，並未以農會的整體作業流程與效能來評估思考，因而吉安鄉農會張德奇總幹事發現，他們正面臨相當嚴重的「資訊孤島」問題。

系統缺乏整合 資訊孤島浮現

所謂「資訊孤島」指的是，各經濟事業單位為提昇作業效率，依各自需要而單獨引進並導入的資訊系統。初期在作業效率上產生了一定程度的效果，但長期運作下來，各系統因相互之間在功能上無法關聯互助、資訊無法交換共享，以致形成眾多彼此隔離的孤島。

「資訊孤島」普遍存在下面問題：

1.     系統各自運作，資料無法整合，需大量人力介入處理，無形中形成人力浪費；

2.     資訊無法即時反映現況，無形中形成慢性競爭力落後；

3.     礙於資訊系統無法整合的限制，導致新種業務推展受限，造成管理者在決策上的延遲與困難；

在科技進步、網路發展迅速，以及產業環境急遽變化的今天，農會面臨更嚴峻的競爭，如何有效解決上述問題，進而提昇並整合農會商流、物流、金流與資訊流整體的運作效能，創造更高的價值，成為農會保有競爭優勢與永續生存發展最重要的課題。

改善現況 符合趨勢潮流

有鑒於此，花蓮吉安鄉農會張總幹事提出創新的經營構想，以數位化、網路化及行動化為基礎，建構數位能力、發展數位策略，秉持「效益性、安全性、流動性」的原則，採取全方位的管理，發揮彈性決策、快速行動的優點，提升競爭優勢，力求達成創造顧客價值與實現農會自身價值的重要目標，於是張總幹事親自協同相關單位主管、業務主辦與農漁會南區資訊中心(以下稱本中心)系統客製化專案小組成員，共同研討提出建置「農會供銷部經濟事業單位整合系統」的願景，如圖示：

四大願景

1. 安全化

為確保維持營運不中斷的宗旨，藉由南農中心的雲端機房，提供下列安全防護機制：

(1)  全年無休的專業人員，全程監控設備運作情形，即時處理異常狀況的發生。

(2)  完善安全保護的機房，如不斷電設備、海龍消防設備、冷氣空調、機房進出人員管制。

(3)  多項滲透檢測軟體，如「入侵防禦系統(IPS)」、「網頁應用程式防火牆(WAF)」、「防火牆(CheckPoint)」等，以阻擋並防禦各式網路惡意攻擊。

(4)  弱點掃描與滲透測試機制，針對網路伺服器設備，進行即時安全漏洞修補，以確保系統設備安全。

2. 雲端化

南農中心設計團隊透過專業的系統整合開發能力，不斷地進行現場作業了解與專案會議研討流程（如下圖），協助吉安鄉農會建置兼具「雲端」、「網路」、「彈性」等特質的「農會供銷部經濟事業單位整合系統」。

專案研討流程圖

3. 整合化

(1)    救援「資訊孤島」所以需要「系統整合」，將分散於各處且各自的獨立資訊系統，透過雲端網路系統的建置，有效地將系統與系統之間的資料交換工作加以整合。不僅整合內部資訊與流程，且將外部協力配合廠商的資訊系統一併納入整合範圍內。

(2)    在「系統整合」的過程中，需要針對現行的作業流程進行適當的改善與管理，對於分散在各處的既有流程，除了進行效益評估外，也必須與新增的流程進行整併，所以組織勢必產生變革。

(3)    「組織變革」後，可能又再度面臨「系統整合」的需要，因此設計一個能因應未來趨勢、彈性擴充功能且良善循環的整合系統架構（如下圖所示）有其必要性。

整合循環圖

4.  速度化

透過建構「農會供銷部經濟事業單位整合系統」，將有效提升整體作業績效，實現速度化願景：

(1)    業務主辦藉由系統的友善流程與操作界面，提升作業效率與效能。

(2)    各事業單位主管能透過系統，即時取得各項所需的資訊，縮短決策的時間，強化解決緊急問題的能力。

(3)    總幹事可以隨時隨地透過手機或平板，掌握所需要的各項數據資料，有助於開發新的服務與產品，進而增加農會的整體收益。

在規劃建置系統前，本中心組成系統客製化專案小組前往吉安鄉農會實地了解現況，發現當時各事業單位面臨了下列問題與困難：

問題1：系統老舊無法擴充新功能：

部分單位尚在使用DOS版本的應用程式，導致系統功能無法擴充，員工只能利用現行有限的功能做固定的業務，以致造成客戶與員工有許多不便之處。例如，POS銷售系統無法直接以刷條碼方式銷售，需要以人工方式輸入，形成人力與時間的浪費。

問題2：銷售點資料無法即時整合：

吉安鄉農會有多個銷售點販賣各式產品，各銷售點資料各自獨立無法整合，有銷售點的資料還需事後人工輸入合併，以致要了解每日銷售情況，需要幾日後才能提供。

問題3：各個加工系統有其各自問題：

A.  保健作物加工廠尚未建置系統，以人工紀錄處理；

B.  碾米加工廠於稻米入倉時，先以人工書寫開立單據，事後再送回本會另行人工輸入，經常造成資料錯誤與權責無發區分

C.  冰品加工廠加工系統無法與門市銷售系統直接出貨，且系統維護困難。

問題4：網站銷售系統接單後，需人工再另外輸入訂單系統。出貨時，發票與宅配單都需分別輸入列印。

問題5：吉安鄉農會為服務花蓮地區客戶，特別推出送貨車宅配服務，但因缺乏系統配合該項作業，造成下列問題：

A.  無法有效率地處理即時的訂單，需事後人工輸入，造成司機業務量大增。

B.  無法即時精確掌握車上庫存，恐衍生舞弊。

C.  無法即時印出發票，需事後補送，造成許多時間成本的浪費。

(1)    解構-尋求共識：

A.     為了要改變原有作業模式取得認同，需解構原來工作方式的習慣。

B.     透過解構來克服個人抗拒及團體壓力。

(2)    改變-主管配合：

A.     將組織由現狀轉變到理想狀態的變革過程。

B.     在計劃和實施變革的全過程中持續溝通，說明變革會如何影響每個人。

C.     進行系統開發與引進，需要各級主管配合，進行科技導入的管理。

(3)    重新結構：

A.     將改變後的制度，再度結構，確定新科技融入組織的例行作業中。

B.     向員工提供變革的相關信息，及時給予輔導和支持。

C.     將變革制度化，明確變革的支持和阻礙因素。

D.     確保獲得高階管理者支持。

E.     建立反饋系統，在必要時調整組織結構。

成果

在歷經11個月的努力，吉安鄉農會與本中心合作完成開發與建置「農會供銷部經濟事業單位整合系統」，以下說明該系統各項特色：

(1) 整體系統架構如下圖所示：

(2)  系統特色說明如下：

A.     以雲端設備為基礎設施，省去農會電腦維護成本與人力。

B.     系統定期自動備份機制，讓資料獲得安全性與完整性的確保。

C.  以Web系統為整合運作的架構，讓作業流程不受時間與地點的限制，透過各項聯網的3C設備，人員可以迅速、彈性、便利與精確地操作系統。

D.  透過介接宅配公司的宅配系統、關貿公司的電子發票平台系統、開發手機行動APP與行動電子發票系統，讓員工作業更順暢，不再浪費時間重複相同的輸入作業。

E. 各銷售點（POS）進貨、銷售與庫存等資料每日即時彙整，隨時可清楚掌握整體進貨、銷售與庫存各項資料數據狀況。

F.  原料進貨、加工、成品銷售流程一氣呵成，加速資訊流程、隨時掌握庫存，減少人工處理，加快速度。

G. 新種業務推出迅速，中草藥加工直接銷售，行動訂貨、列印電子發票。

H. 資訊整合、即時查詢，提供整合性財務資訊，隨時掌握最即時資訊，提昇農會整體競爭力。

(3)   以下說明幾個實際系統整合作業流程與功能的案例，分享本專案的成果，並提供未來農會參考：

A.  改善並提昇送貨車功能

改善前：

送貨車原本只能人工處理即時訂單，需事後再人工輸入相關資訊，非常浪費時間與人力，且經常會有作業錯誤導致整體資料不一致。

改善後：

(a).   透過開發設計「手機APP-ePOS系統」，強化送貨司機服務功能。本會人員於網路或電話接單鍵入訂單後，系統會直接LINE通知司機。

(b).   司機可由APP可列印電子發票、管理與查詢送貨等相關資訊。司機可即時接單，立即完成所有作業，無須事後處理。

B.  全新設計建置「保健作物加工系統」

改善前：

保健作物加工廠原先均用人工紙本作業，無法確實掌控進銷存各項資料。

改善後：

(a).   透過全新設計系統，由原料進貨開始就輸入系統，流程中為加入PDA設備與設計系統，協助人員於特殊作業環境中能即時確認作業流程進度項目。

(b).   加工到成品全程均由系統控制，貨品完成時，系統直接LINE通知客戶取貨，讓資訊完全透明化、準確化與即時化。

C.  重新設計系統作業流程讓權責清楚劃分

改善前：

稻米收購入倉之檢斤傳票原為現場人員手工書寫，事後再拿至本會由主辦再登打系統，導致資料無法即時呈現且增加重複作業時間。

改善後：

(a).   透過重新設計系統作業流程，與作業人員溝通協調，讓資料由源頭產生時即輸入系統，讓權責清楚劃分。

(b).   稻米收購入倉時立即由現場人員登入系統，資料即時處理減少錯誤及作業時間。

D.  加工與銷售進貨作業重新設計無縫接軌

改善前：

業務人員經常因為稻米產品庫存，無法即時查詢正確數據，而造成作業上的困擾。

改善後：

(a).   所以透過系統重新設計，由稻穀入倉、出倉、碾米、成品包裝、成品入庫、銷售出庫等流程控管，隨時可了解目前庫存最新正確數量。

(b).   冰品加工與銷售也一樣有上述相同問題，但因加工作業流程與稻米加工有不同處，南農中心系統設計工程師，特別研究設計規劃模組式加工系統，可因應各類型加工作業系統，並將入庫成品吳縫式地與進銷存系統結合，節省許多人力與時間成本。

E.  網站訂單整合系統

改善前：

原先農會網站訂單無法整合發票與宅配單系統，需人工重複輸入資料才能列印出單據，形成人員的沉重負擔。

改善後：

(a).   透過系統重新設計，網站訂單直接整合於系統中，可立即確認庫存狀況後，即時與客戶確認出貨時點。

(b).   出貨時，發票與宅配單可一鍵同時印出即時產生，避免錯誤也提昇了人員作業效率。

面對未來的經營與挑戰，本中心與農會應更積極地主動掌握市場的脈動，努力研發並提供多元化的農業產品組合，利用在地優勢發展創新的業務，整合資訊科技的運用，與異業結盟等方式，從整體供應鏈間創造出實質的經濟效益，共同為農會轉型與永續發展努力打拼。